Etätyöläisen työkalupakki

Koulutus - Konsultointi - Kehittäminen

Etätyöläisen työkalupakki

17.3.2020 datalaaki konsultointi koulutus Office365 Teams 0

Onko vihdoin aika tehdä kunnon digiloikka jousto-, monimuoto- ja etätyössä.

Jos koronaviruksesta jotain hyvää haetaan, niin ihmiset jäävät kotiin tekemään töitä, opiskelemaan ja opettamaan. Päivittäisetkin askareet siirtyvät paljolti verkkoon, ruokaostokset, ystävätapaamiset ym.

Voiko kotona sitten tehdä tehokkaasti töitä ja pitää yhteyttä työkavereihin, asiakkaisiin, esimiehiin?

Office 365 täydellinen etätyöläisen työkalupakki

 Välineet on olemassa, kunhan niitä rohjetaan käyttää. Office 365:ssä on työvälineet monipuoliseen viestintään, työtiedostojen käsittelyyn, tekemisen suunnitteluun ja seurantaan, kokoustamiseen ja ajanhallintaan.

Teams on erinomainen työväline videopuheluihin, verkkokokouksiin, pikaviestintään ja yhdessä tekemiseen. Kun liitetään valikoimaan tekemisen edistyminen, tiedottaminen, asiakastapaamiset ja yhteiset kahvihetket, on koossa kattava karanteenipaketti tehokkaaseen työskentelyyn.

Viralliset ja vapaamuotoiset kokoontumiset

Yksin kotona? Ei vaan tehdään yhdessä ja kokoonnutaan säännöllisesti tarpeellisiin palavereihin, ryhmäkeskusteluihin ja taukotilan vapaamuotoiseen ajatustenvaihtoon. Teamsin tiimiin perustetaan kanavat erityyppisille viestinnälle ja kokoontumiselle.

Taukotila – virtuaalikahvihuone

Päivittäiset tapaamiset työtovereiden kanssa ovat työpaikalle tulon yksi syy, vaikka voisikin tehdä enemmänkin etätöitä. Yhteiset kahvihetket irrottavat taukojen ajaksi meidät työtehtävistä. Etätyössä voi aivan yhtä hyvin kokoontua sovittuina aikoina virtuaaliseen taukotilaan verkkokokous- ja videopuhelutekniikoin. Taukotilassa voi myös viestiä pikaviestein tai tallennetuin videoterveisin.

Yksikön, tiimin, organisaation kokoontumiset  hoituu kätevästi tiimien kanavilla tai chat-ryhmien kautta. Kanavilla pidettävät verkkokokoukset voidaan tallentaa kanavaan, kaikki viestintä, muistiinpanot ja yhteiset tiedostot ovat samassa ja myöhemmin löydettävissä.

Asiakasviestintä ja tapaamiset hoituu ajastetuin verkkkokokouksin, pikaviestein ja sähköpostitse. Yhteiset aikataulut asiakkaat voivat valita varauskalenterista, joka Bookingsilla voidaan kätevästi toteuttaa.

Etätyön suunnittelu, tekeminen ja seuranta

Etäjakson tehtävät voidaan määrittää yhteisiin suunnitelmiin, Planneriin, josta nähdään kuka tekee mitäkin, missä vaihessa tehtävät on ja ylläpito ei edellytä kuin muutamia etenemispäivityksiä.

Plannerin liittäminen Teamsin tiimiin tuo yhteisen tekemisen jokapäiväiseksi rutiiniksi.

Yhdessä tekeminen ja tiedostojen käsittely

Perinteinen organisaation tiedostopalvelin on myrkkyä etätyöntekijälle. ”Y”-levyaseman tiedostoihin kun ei pääse kuin työpisteestä, yrityksen omalla koneella tai VPN-yhteyksin varustetulla laitteilla. Sitten tehdään tiedostopalvelimen tiedostoista kopioita, joita muistitikuilla kuskataan kotiin työstettäväksi.

Kun omien tiimien työtiloissa on kaikki tarvittavat tiedostot, joita jokainen tiimiläinen pääsee ylläpitämään.  Yhdessä tekeminen on mukavampaa, kun työstettäessä avataan työkaveriin verkkoyhteys ja keskustellaan tekemisistä kuvalla, äänellä ja pikaviestein. Teamsin ja OneDriven tiedostot on käytettävissä alkuperäisessä paikassa ja eri laitteilla.

Toimintakulttuuri kehittyy hyödyntämään nykyaikaisia työtapoja

Tässä kaikessa koronapandemiassa kannattaa ottaa nykyaikaiset työtavat ja -välineet jokapäiväiseen käyttöön. Tehdä työtä ja opiskella siellä missä on, tehostaa tekemistä välttämällä turhaa matkustamista, yhteisöllinen tekeminen ja yhdessäolo onnistuu myös virtuaalisesti.

  • Matkustaminen vähenee
  • Ilmastoteko
  • Yhteistyömuodot kehittyvät

Osaamattomuuden kirouksesta osaavaan organisaatioon!

 

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *