Intranet – SharePoint vai Teams

Koulutus - Konsultointi - Kehittäminen

Intranet – SharePoint vai Teams

18.2.2020 datalaaki konsultointi koulutus Office365 tarinat Teams 0

Asia ei ole ihan noin kaksijakoinen ja yksinkertainen kuin otsikosta voisi lähteä liikkeelle. SharePoint on, ei nyt ihan kaiken, mutta vahvasti taustalla koko Office 365:den rakenteissa. Teams nousee jokapäiväiseksi viestinnän, tiedonjaon ja yhteistyön välineeksi ja koko Office 365 on syytä huomioida intranetia suunniteltaessa.

Mobiilikäyttö on nyky-intranetinkin keskeisiä suunnittelun lähtökohtia.

SharePoint

Taitaa olla joku 80% maailman introista tehty SharePointilla. Perinteisen ja suunnittelun lähtökohtana web-sivustot ja sivut ovat helpohko tapa toteuttaa intranet ”hierarkisesti” sivuineen, dokumenttikirjastoineen ja valikoineen.

Moderni SharePoint onkin oiva järjestelmä intranet-sivustojen luomiseen ja kokoamiseen. Kaikki sivustot ovat omia sivustokokoelmiaan ja yhdistettävissä joustaviksi sekä muuttuviksi kokonaisuuksiksi ilman varsinaisia ”intranet-palveluntarjoajia”.

Toki omaa osaamista täytyy olla SharePointin ja Office 365:den osalta :).

Web-sivujen luonti onnistuu todella kätevästi sivumallien ja sarakkeiden myötä lisäilemällä osiin sopivia/tarvittavia verkko-osia sisällöiksi.

Sivustokokoelmat kytkeytyvät keskussivustoon näppärästi vain valitsemalla sopiva keskussivusto. Megamenuilla syntyy monitasoisia valikoita ja tiedostot nostetaan web-osalla haluttuun sijaintiin.

Uutisjulkaisut mahdollistavat ajankohtaisten asioiden ja kohdeyleisölle sopivien sivujen luonnin sekä jakamisen.

Metatiedot ja kansiot

Tiedostokansiot ovat juurtuneet käyttäjien tietojen ryhmittelymalleiksi ja niitä halutaan rakentaa joka paikkaan. Intranetissa tiedostokirjastojen yhteyteen syntyy siksi kansioita liiankin kanssa.

Yhteisesti sovituilla dokumenttien ja tietojen luokitteluilla päästään parempiin ratkaisuihin liittämällä siihen tietoon avainsanoja/asiasanoja, luokkia ja muita tunnisteita (kohtuudella). Sivuille voidaan siten nostaa juuri sopivia näkymiä kohdeyleisölle.

Sisältö ja sen tekijät

Perinteisesti intranetin sisällöntuottajat ovat viestinnnän ammattilaisia ja tavallisen käyttäjän rooli on lähinnä tuotetun tiedon lukeminen ja löytäminen.

Käyttäjien viestintää voidaan tuoda intranetin sivuille kommentoinneilla, upottamalla esim. Yammerin keskusteluryhmiä sivuille jne.

Teams ei ole nostettavissa suoraan intran sivustoille, mutta intra on sisällytettävissä Teamsiin.

Teams

Kuitenkin pienemmissä organisaatioissa voi lähtökohta olla hyvinkin Teams, jonka kautta löytyy uutiset, ohjeet, materiaalit ym. sen ”tiimien” työn ohessa yhdestä käyttöliittymästä.

Intranetin rakenne Teamsiin

Sopisiko sivustosuunnitelmien intranetin rakenne myös Teamsiin? Olisiko koko organisation tiimi, HR-tiimi, Markkinointi-tiimi ym. vai olisiko vain yksi tiimi, jossa HR, It ym. olisivat ryhmitelty kanaviin? Miten sisällöt esitettäisiin käyttäjille? Keiden vastuulla olisi sisällöntuotanto, keiden viestintä?

Kun Teams on tuttu ja ymmärtää sen rakennelmat ja sisältölähteet, kirkastuu myös tavat, joilla Teams-pohjainen ”intranet” voidaan toteuttaa.

Jokainen tiimi rakentuu myös SharePoint-sivustokokoelman päälle eli ryhmäsivusto mahdollistaa web-sivulähtöisenkin toteutuksen.

SharePoint Teams -intra

Tehdään intranetia SharePointissa tai Teamsissa, pääasia on, että käyttäjille suunnattu tieto on helposti saatavilla ja löydettävissä sekä että se on osa jokapäiväistä sisältöä.

Osaamattomuuden kirouksesta osaavaan organisaatioon!

 

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *