Kansiovelhot ja tiedostopalvelinhelvetit

Koulutus - Konsultointi - Kehittäminen

Kansiovelhot ja tiedostopalvelinhelvetit

6.8.2018 datalaaki konsultointi koulutus Office365 pilvipalvelut tarinat 0

 

Työpaikan kansiovelhot

Useissa organisaatioissa on henkilöitä, joilla on maaginen kosketus tiedostojenkäsittelyyn. Nämä kansiovelhot taikovat hetkessä tiedostopalvelimet pullolleen mitä ihmeellisimpiä kansiorakenteita ja saavat jokapäiväisetkin tiedostot katoamaan palvelimien resurssienhallinnan syövereihin.

Tiedostopalvelinhelvetit – nuo pimeyden ruhtinaan unohduksen sammiot.

Pimeyden ruhtinaat ovat luoneet taian, jossa käyttäjät saavat ylimaallisen valon tiedostojen tallennushetkellä ja keksivät tiedostolleen ylivertaisen tallennuskansion ja parhaan nimen. Tämä taika murtuu heti tallennuksen jälkeen ja unohduksen henkäys käy käyttäjän yli.

Tiedostojen sisällöt ovat kuitenkin SE, jota haetaan, keskittymällä vain naseviin tiedostonimiin, niin kadotuksen tiellä ollaan.

Käyttäjät on noiduttu etsimään kadotettuja tiedostoja pitkin työpäivää – onko se täällä, onko se täällä, eikö se ole täälläkään,

MIHIN MINÄ SEN TIEDOSTON TALLENSIN?

Tiedostonimistä sisällön hallintaan

Käyttäjille on viime vuosituhannella taottu takaraivoon Tietokoneen ajokorteilla ja Windowsin peruskursseilla kansioiden tekoa, tiedostojen nimeämistä ja tiedostojen kopioinnit kansioiden välillä. Ei siellä kerrottu miten luokittelet tietojasi, kuinka lisäät sisällönmukaisia aihesanoja tiedostoon…

Harva osaa/viitsii hakea Windowsin resurssienhallinnasta ominaisuustiedoilla (jos joku niitä käyttää). Microsoft ei ole hakua kovin helpoksi tehnyt. Jos ominaisuussarakkeet olisivat edes oletusarvoisesti näkyvissä, niin tiedon suodatus hoituisi kätevästi ilman ”luokituskansioita”.

Luokituskansiot ovat ansoja, joihin kansiohuumassa juopuneet tallentajat houkutellaan tallentelemaan näppärästi tiedostojaan.

”Pitääkö Buffalo Oy:n tarjous tallentaa Tarjous-kansioon vai pitääkö se tallentaa Asiakkaat-kansioon. Tallennan sen kumpaankin, oikeastaan luon Tarjous-kansion alle yrityksen nimellä kansion, hmmm… teenpä myös Asiakkaat/Buffalo-kansion alle Tarjoukset kansion”.

”Missähän muuten se Buffalo Oy:n tarjouksen viimeisin versio olikaan?”

Jos laitettaisiinkin Tarjous-tieto luokitussarakkeeseen ja yrityksen nimi Asiakkaat-sarakkeeseen, niin suodatuksilla ja hauilla meille ilmestyy oikeat tarjoukset ja yritykset.

Aihetunniste, hastagit ja luokat

 

Tiedon elinkaari näkyy tiedostopalvelimissa kymmeninä eri versioina samasta tiedosta useammassa kansiossa, mutta metamestareiden käsissä oikea tieto ilmestyy esiin siellä missä pitääkin.

Varsinaista myrkkyä kansiovelhoille ovat erilaiset metatiedot, joilla voi aihesanoittaa ja luokitella tallennettavia tietoja tehokkaasti sekä ennen kaikkea saada tiedot pulpahtamaan kadotuksesta esiin.

Somessa, mm. Instagramissa, Twitterissä osataan kyllä hastageillä heitellä ja ryhmitellä tuotettu tieto tai kuva helposti löydettäväksi muiden vastaavanlaisten viestien kanssa, mutta annas olla, kun painetaan File/Save, niin tageista ei ole tietoakaan. Joillakin tagitaikureilla on lähtenyt lapasesta ja tagisauva viuhtoo holtittomasti #paskapäiväntarjous #lomallelompsisraportti #nylähtee…

Yhteisesti suunnitelluilla ja sovituilla tiedon luokilla, avainsanoilla ja toimintatavoilla ei kaikki toivo ole vielä menetetty.

Kohti dokumenttien hallinta päästään mm. Office 365 SharePointin tiedostokirjastoilla ja ominaisuussarakkeilla, luokitukset, elinkaari, aihetunnisteet, termisäilöt ym. Sovituilla suodatuksilla, näkymillä ei käyttäjän tarvitse edes hakuja käyttää, kun suunnitellut suodatukset nousevat oikeisiin kohtiin.

Teamsin tiimien kanavilla ohjataan käyttäjät ylläpitämään tietojaan aihepiireihin suunnattuihin kansioihin (joita kansiovelhot eivät tiedostokansioiksi tajuakaan), tämä on omiaan heikentämään velhojen taikavoimaa.

Kansiovelhojen ja umpioitujen tiedostopalvelinten aika on jo ohi ja pilvien lomassa löytyy tarvitsemamme tieto silloin ja sieltä missä sitä tarvitsemme.

Vanhoilla työtavoilla ei oteta haltuun uusia työvälineitä, vaan toimintamalleja muuttamalla saadaan nykyiset työvälineet palvelemaan tekemistämme.

Yhdessä suunnittelemalla löytyy organisaation ja henkilöstön tarpeisiin sopivat osaamisalueet ja toimintatavat.

Osaamattomuuden kirouksesta osaavaan organisaatioon!

 

PS. tarinan termistö ja aiheen lähestymistapa on varmaan saanut tulta juuri lukemastani kirjasta, Ruusun nimi, Umberto Eco :).

 

 

 

 

 

 

 

 

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *