Office 365 ja hyödyntämättämät helmet

Koulutus - Konsultointi - Kehittäminen

  Office 365 ja hyödyntämättämät helmet

9.8.2017 datalaaki konsultointi koulutus Office365 pilvipalvelut 0

Pilvipalvelut rynnivät jo vauhdilla pieniinkin yrityksiin, yhä useampi on vaihtanut mm. Microsoftin Office 365 -palveluun, joka pitää sisällään lähes kaikki organisaation tarvitsemat työvälineet.


Kuinka monessa yrityksessä käytetään Outlookia?
Hienoa, lähes kaikki kädet nousivat. No, kaikkihan varmaan käyttää perinteisiä Office-ohjelmia, Wordiä, Exceliä, PowerPointia. Miten on OneNote-muistikirjat käytössä? Nyt on jo harvakseen käsiä pystyssä.

Verkkoviestinnän tehostamisessa Skype for Business ja Yammer ovat organisaation yhteisöllisessä tiedonvälityksessä ja kokouksissa verrattomia välineitä. Ai, ei vai?

Missähän teidän tiedostot sijaitsevat?

Tiedostopalvelimella, omilla kiintolevyillä (?), OneDrivella jaetaan, osa K:-levyasemalla, osa intrassa (?). Siis vähän missä sattuu ja tietysti eri kansioissa, tuhansissa, kymmenissätuhansissa eri kansioissa (!!!!!!).

Oletteko koskaan miettineet paljonko työajasta menee niiden tiedostojen löytämiseen ja sähläämiseen?

Kuinka monella yrityksellä on työhön liittyviä videoita?
Ne on varmaan YouTubessa? Niinpä. Oletteko miettineet, jos jakaisitte työntekijöille ne 365:den Video-palvelussa ja asiakkaillenne Streamissa? Eihän sitä todellakaan kaikkea tule ajatelleeksi…

Työtilat ja tiimit

Erilaisissa projekteissa hyödynnätte varmaan Teams-tiimityötiloja tai SharePointin sivustojen työtiloja? Oho, nyt nousee vain muutamia.

Näyttää vahvasti siltä, että käytössä on kattava pilvipalvelu, josta hyödynnetään vain pieni osa. Käytetään vain perinteisiä ”A4”-mallisia sovelluksia, wordit, excelit jne. Uusia sovelluksia ja palveluita ei edes tunnisteta, eikä varsinkaan käytetä.

Oletteko miettineet tiedostojen ja kansioiden käsittelystä siirtyä tehokkaampaan tiedon sisällönhallintaan ja tiedon löytämiseen?

Tiedostot ja kansiot (lukuisine kopioineen) ovat monessa paikassa, yhtenäisiä tiedon käsittelysääntöjä ei ole, jolloin yksi tallentaa tiedostopalvelimelle, toinen OneDriveen ja kolmas intran kirjastoon. Hyvä alku on käydä lävitse yhdessä sovittavia tietojen käsittelysääntöjä (nämä tarjoavat helpon tiedon luokittelun, ylläpidon ja löytämisen niiden elinkaaren aikana). Kun panostetaan hiukan tiedostojen sisältömäärityksiin, niin Office 365 ja SharePoint tekee käyttäjien puolesta paljon helpottavia asioita.

Office 365:den käyttöönotto vaatii organisaatiolta suunnittelua, hiukan hiomista, yhteisiä uudenlaisia toimintatapoja ja uusien työvälineiden opiskelua (katsokaa YouTubesta ei vie pitkälle).

Luodaan kokonaisuus Office 365:den palveluista

Ottamalla käyttöön OneNote, OneDrive (oikein käytettynä), Skype for Business, Yammer, SharePointin työtilat, Teamsit tai Ryhmät, luodaan toimiva yhteisöllinen verkkoviestintäkokonaisuus ja tietojenhallintaratkaisu, joka tehostaa ja uudistaa työskentelyä sekä toimintaa.

Luodaan se yhteisöllinen intra, josta löytää tiedot, se ja tietäjät vastaavat päivän polttaviin kysymyksiin, kaikki haluavat sitä käyttää ja osallistua.

Koulutuksia mm.

 

 

 

 

 

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *