Seurakunnat siirtyvät pilviin

Koulutus - Konsultointi - Kehittäminen

Seurakunnat siirtyvät pilviin

2.12.2019 datalaaki konsultointi koulutus Office365 pilvipalvelut tarinat Teams 0

Uudet työvälineet ja pilvipalvelut ovat olleet vuoden 2019 merkittävimpiä aiheita, kun yritykset ja organisaatiot ovat siirtymässä Office 365 ja Teamsin käyttäjiksi.

Seurakunnat ovat olleet pilvipalveluiden kärkijoukoissa ja näiden henkilöstöä ollaan nostamassa pilviin. Valitettavasti uudet työtavat ja -välineet eivät jalkaudu kivuttomasti ilman suunnittelua, perehdyttämistä ja pieniä epäonnistumisia. Pienellä koulutuksella ollaan saatu yhtenäinen näkemys millaisia työvälineitä ja tiimityökaluja on tarjolla.

Hallittua ja suunnitelmallista siirtymistä

Miten onkaan tiedostopalvelimien Y:- ja O:-levyasemat ja kansiokaaos juurtuneet käyttäjien selkärankoihin. Samaa rakennetta louhitaan jääräpäisesti kehittyneempiin dokumenttienhallintajärjestelmiin 😞.

Tässä on uusien työtapojen yksi kompastuskivi –
pyritään luomaan ikiaikainen kansiohelvetti myös uusiin palveluihin.

Tiedostoja ei enää kannata kopioida paikasta ja käyttäjältä toiselle, vaan ylläpitää niitä yhteisessä tai jaetussa paikassa. Taustajärjestelmät huolehtivat yhdessä tuottamien versioinneista, joten niitä ei jatkuvasti tallenneta eri nimillä versioiden. Teamsissa kanava on jo kansio.

On osattava luopua vanhasta! Joissakin yrityksissä säilytetään vanhat tiedostopalvelimet, ylläpidetään vanhoja SharePoint-työtiloja ja otetaan suunnittelematta mm. Teamsin tiimejä käyttöön.

Uuden työn kokeilukulttuuri vai perinteiset työtavat uusiin välineisiin?

Heinolan kaupunki toteutti intranetinsä hyödyntäen Office 365 työvälineitä, eikä pelkästään SharePointin sivuilla. Viestintä ja tietohallinto mahdollistivat käyttäjien osallistumisen ja uusien työvälineiden, kuten Teamsin, hyödyntämisen.

Monissa, ei pelkästään julkisen sektorin, organisaatioissa tehdään intranetejä edelleen vain web-sivuina, eikä hyödynnetä muita Office 365 järjestelmiä ja palveluita. Teams koetaan erillisenä käyttäjien touhulaatikkona, johon ei virallinen viestintä kuulu. Useissa pienemmissä organisaatioissa ( alle 5 000 henkilöä) voisi Teams olla jopa intranetin keskiössä.

Teamsin ongelmat eivät johdu Teamsista (useimmat), vaan käyttäjistä, jotka eivät oikeastaan tiedä/osaa miten tiimejä voisi tehokkaasti hyödyntää. Epäonnistumalla ja tekemällä asioita väärin jää kyllä hyvin muistijälki miten ei kannata toteutuksia tehdä, mutta valitettavasti usein ei enää jakseta lähteä alusta suunnittelemaan ja toteuttamaan toimivia ratkaisuja.

Ymmärrys mukaan

Teamsin tiimi – julkinen vai yksityinen, tiimi vai kanava, avoin vai yksityinen kanava? Jos näitäkin perusasioita hieman pohtisi ja tietäisi miten Teamsin tiimikokonaisuus rakentuu, päästään jo hyvään alkuun.

Sisällön tuottaminen onkin sitten jo toinen juttu.

Osaamattomuuden kirouksesta osaavaan organisaatioon!

 

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *