Tiimit nousevat pilviin

Koulutus - Konsultointi - Kehittäminen

Tiimit nousevat pilviin

8.1.2018 datalaaki konsultointi koulutus pilvipalvelut verkkokurssi 0

Vuosikausia, varsinkin Microsoft, on yrittänyt tuoda toimivaa ja helppokäyttöistä ”työpöytää”, jossa käsillä olisi kätevästi kaikki tarvittavat tiedot ja työvälineet. Ei ole oikein onnistunut, edelleen avataan ohjelmia ja niihin haetaan tiedostopalvelimien kansiohelvetistä tarvittavia tiedostoja – ilman hakutoimintoja kansioittain selaamalla.

SharePoint mahdollisti virtuaalisten työtilojen rakentamisen, joihin sai kaikki tarpeelliset tiedostot, viestinnällisiä piirteitä ja yhteisten tehtävien-, ajanhallinnan sekä kohdennetusti suodatettuja näkymiä tarvittaviin yhteisiin tietoihin. Ongelmana oli mm., että jonkun osaajan tai sovellustarjoajan piti osata sovittaa se tarpeisiin sopivaksi. Myös sivuston luomiseen ja sovittamiseen tarvittiin usein tietohallinnon toimia :(.

Office 365 Groups toi käyttäjille yhdistetyn käyttöliittymän, jonka kautta osin yhdistyi ryhmän käyttöön useampia ohjelmistoja. Ongelmana oli, että piti edelleen hyppiä työvälineestä toiseen, eikä käyttöliittymäkään aina mahdollistanut sujuvaa siirtymästä.

Teams tiimityön keskus

Nyt kovaa vauhtia kehittyvä Teams hyödyntää taustalla Groupsia, joka taas kokoaa keskeiset Office 365 -palvelut käyttäjille taustalla. Teamsin hyötykäyttö alkaa käyttäjistä, jotka voivat perustaa ja muovata Tiiminsä heille sopivaksi.

Teams kokoaa ”kaikki” tarvittavat ja käsiteltävät tiedot selkeiksi välilehdiksi, kanaviksi ja keskusteluketjuiksi. Enää ei tarvitse etsiä kansioista käsiteltävää tiedostoa tai viimeisimpiä pöytäkirjoja, kun ne ovat suoraan oikean välilehden kohdalla käytössä.

Viestinnällistä tekemistä

Viestintä Teamsissa voi olla kuten Yammerissakin, mutta etupäässä se voidaan keskittää työstettävään tehtävään, dokumenttiin ym. Asioita voidaan viedä eteenpäin ilman viestintääkin, mutta nyt kommentointi, keskustelu tai verkkokokous on helppo käynnistää ja kiinnittää oikeaan tehtävään, aiheeseen tai tiedostoon.

Jotkut ovat kritisoineet tällaista verkkokeskustelua, tiimityöalustaa, koska he ovat huutoetäisyydellä toisistaan ja muutenkin keskustelevat tekemisistään. Mutta jääkö niistä mitään dokumentointia muille?

Palavereissa, ideoidessa, keskustelujenkin yhteydessä Teams on reaaliaikainen tietojen kokoaja, dokumentoija, tehtävien kirjaaja ja niiden pöytäkirjojen työstämisalusta. Palaverissa sihteeri voi työstää virallista pöytäkirjaa Teamsiin, kun samalla muut voivat kommentoida, käynnistää tehtäviä, tehdä muistiinpanoja, lisätä tiedostoja ym. PC:llä, tabletilla tai kännykällään yhteiseen työtilaan.

Taasko uusi Office 365 -sovellus

No, ei oikeastaan. Teams kokoaa (tai siis käyttäjät) ne O365-sovellukset ja tiedostot yhdelle alustalle kanaviksi ja välilehdiksi, joita tiimi tarvitsee. Teamsiin voi liittää myös ulkopuolisia sovelluksia ja järjestelmiä.

Teamsia ei onneksi tarvitse käyttää selaimella (voi silläkin käyttää), vaan siihen on saatavilla IOS-, Android- ja Windows-laitteille omat sovellukset. Siis PC:lläkin voi käyttää omaa työpöytäsovellusta!

Keskeiset työvälineet

Teams rakentuu keskusteluista, tiedostokirjastoista (SharePoint), tehtävienhallinnasta (Planner), muistikirjoista (OneNote), aikatauluista, wikisivuista, Power BI -raportoinneista, perinteisistä työstettävistä Word-, Excel-, PowerPoint-tiedostoista, verkkokokouksista (Skype for Business?), mistä käyttäjät tiiminsä ja kanavansa haluavat muodostaakaan.

Yhteisten tehtävien merkitseminen ja ylläpitäminen voi tuntua ylimääräiseltä työltä, kun Outlookissa on omat tehtävät, mahdollisesti SharePointin työtiloissa yhteiset, päivittäiset tekemiset To-Do -listoilla (tosi näppärä sovellus) jne.

Usein ongelmana on se, että ei haluta luopua vanhasta, vaikka uusia otetaankin käyttöön (siksi me raahaamme viime vuosituhannen työvälineitä ja kansiohelvettejä mukanamme).

Nyt on aika uudistaa toimintamalleja, työtapoja ja työvälineitä. Aloitetaan se suunnitelmallisesti ja luopumalla vanhoista rasitteista.

Hyvää alkavaa vuotta 2018!

Tiimityön uusi aika alkaa pilvistä

Teams – Office 365:n timantti

 

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *