Teamsin testauksesta siirrytty tuotantoon

Koulutus - Konsultointi - Kehittäminen

Teamsin testauksesta siirrytty tuotantoon

15.4.2019 datalaaki konsultointi koulutus Office365 pilvipalvelut tarinat Teams 0

Microsoft Teams on vasta noin 2,5 vuotta kuulunut Office 365 -pilvipalveluun, mutta sen kehitys on ollut hurjaa.

Office 365 -käyttäjille Teamsin käyttöönotto on ollut suht yksinkertaista ja tiimejä voi perustaa ilman IT-tukea. Näin ollaankin tilanteessa, että tiimejä on luotu ja ihmetelty mitä näillä voisi tehdä. Jos ei ole ollut suunnitelmaa, eikä tietoa, niin käyttö on jäänyt muutamien giffien ja meemien lähettelyyn ja tiedostojen siirtoon S:-levyasemilta.

”Mitä me tällä Teamsilla nyt tehdään?”, ”Miksi taas yksi uusi järjestelmä muiden lisäksi”, ”Me ei tarvita yhtään uusi työvälineitä”, ”Olemme tehneet vuosia työt näin ja teemme vastakin”, ”Meillä ei ole aikaa ryhtyä opiskelemaan taas uusia työvälineitä”

Opiskelu ja toimintatapojen muutos vie alkuun aikaa ja resursseja, mutta uudet työvälineet ja uudenlainen työtapa tuo ne tehokkaasti ja nopeasti takaisin.

Viestintä siirtyy sähköpostista Teamsiin

Teams tiimeineen ja kanavineen mahdollistaa moninaisen ja kohdennetun viestinnän keskusteluineen, pikaviesteineen, kommentein ja verkkokokouksin. Tällöin sisäiset sähköpostipingis vähenee ja kanavoituu uusille toimivammille työvälineille.

Eri välineisiin pirstaloitunut viestintä kootaan Teamsilla yhteen yhteisölliseksi ja läpinäkyväksi viestinnäksi. Sähköpostin liittäminen tiimin kanavaan mahdollistaa viestien ja liitteiden säilymisen tiimillä eikä käyttäjien postilaatikoissa.

Ylistä työkavereita

Hyvän työntekijän ja onnistuneiden tekemisten huomioiminen on kannustavaa. Teamsiin on tullut myös mahdollisuus huomioida hyvät teot ja työkaverit.

Praise-kannustin on käytössä viestikentissä, jolloin aina tarvittaessa on helppo muistaa toisia. 

Skype for Business siirtyi Teamsiin

Laaja rummutus Skype for Businessin häviämisestä on aktivoinut yrityksiä miettimään ja siirtymään Teamsiin. Alle 500 henkilön yritykset eivät enää saa Skype for Businessia Office 365:den mukana. Tämä ei kyllä haittaakaan, koska Teamsin verkkokokous-, pikaviestintä- ja työkalupaletti on jo toimivampi ja huomattavasti laajempi.

Teamsin verkkokokouksissa on hyvin paljon samaa SfB:n kanssa ja kokoustaminen, pikaviestintä sekä tallentaminen on kätevää. Teamsin verkkokokoukset ovat enemmän kaikkien osallistujien livekeskusteluja kuin yhden henkilön vetämiä verkkokokouksia.

Teamsin verkkokokouksiin voi osallistua enintään 250 henkilöä, mutta jos tuo on rajoite ja kaivataan monipuolisempaa ja  laajempaa webinaarimaisia, roolituksiin ja tiloihin liittyviä kokouksia, on Microsoft julkaissut Live Eventsin, johon voi osallistua 10 000 henkilöä.

Tekemisen suunnittelu, aikataulutus ja tiedon keruu -Planner, Forms

Teams ei ole vain uusi Skype for Business tai viestintäkanava, vaan paljon muutakin. Planner on hyödyllinen työväline tiimien/organisaation toiminnan ja tekemisen suunnitteluun, ylläpitoon ja tehtäviin. Tehtäviä on helppo määrittää, vastuuttaa, ylläpitää ja aikatauluttaa. Jokainen on selvillä omista tehtävistään ja mikä on yleistilanne.

Palaute-, asiakas-, osaamis-, ym. kyselyt syntyvät nopeasti Formsilla. 10 minuutissa luo palautekyselyn ja laittaa sen jakoon web-sivuilla, sähköpostilla, QR-koodilla ym. Vastaukset muodostavat automaattisesti graafit ja tarkempaan analysointiin siirtyvät Exceliin. 

Pöytäkirjat ja muistiinpanot – OneNote

OneNote on vakiona kaikissa tiimeissä ja yhteisesti käytettävissä kokousmuistioissa, suunnitteluissa, raportoinneissa, kaikkialla missä yhteisiä (ja omia) muistiinpanoja on tarve tuottaa. Pöytäkirjat eivät loju enää kymmeninä tiedostoina ympäri tiedostopalvelimia, vaan ovat siististi kanavan kirjastohyllyssä.

Teamsissa on myös oma ”wiki”, joka kehittyvänä työvälineenä on yksinkertainen verkkokokouksiin kiinnittyvä muistikirja, kanavien välilehti, jolle voi keksiä monenlaista käyttöä.

Tiedostot luokitellaan kanaviin

Tiimien tiedostot tallentuvat ja ylläpidetään tiimin kanavien Tiedostokirjastoissa, jolloin kansiovelhojen kansioiden tekovimma saadaan hillittyä. Tiimin kanava on jo valmis tiedostokansio.

Tiedostojen työstäminen onnistuu yhteisesti samaan tiedostoon ja samassa paikassa. Ei enää Tallenna nimellä tiedostokopioita, ei tallennuksia omalle työpöydälle, tiedostopalvelimille, OneDriveen, vaan suoraan yhteisesti tiimissä samaan tiedostoon.

Tiimien suunnittelu

Teams on käyttöliittymä Office 365 -ohjelmille, palveluille ja pilvilevyjen tiedostoille. Tiimien sisältö ja toimivuus rakentuu kokoamalla tarpeiden mukaiset ohjelmat, tiedostot ja viestintätavat kulloiseenkin tarpeeseen.

Tiimejä voi luoda projekteille, työryhmille, asiakkaille, yksiköille, tiimeille, johdolle, tiloille, toiminnalle ym.

Modernit SharePoint-sivustot ovat Teamsin perusrakenteita. Tiedostokirjastojen lisäksi tarjolla on näyttäviä web-sivurakennelmia, käteviä luetteloita, uutisjulkaisuja, joilla Teamsin tiimeihin saadaan intramaiset sisällöt elämään.

Hyvällä suunnittelulla ja Office 365:den osaamisella saadaan luotua organisaation tarpeisiin toimivia yhteisöllisiä tiimejä.

Yhteistyö ja yhdessä toimiminen

Projekteissa, yksiköissä, työryhmissä, tiimeissä tehdään työtä yhdessä asioiden ja tehtävien eteen. Teams on työväline, jolla tekeminen, viestintä, tiedonkäsittely saadaan koottua yhden käyttöliittymän sisään.

 

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *