Tiedostohallintaa Teamsissa

Koulutus - Konsultointi - Kehittäminen

Tiedostohallintaa Teamsissa

21.11.2018 datalaaki konsultointi koulutus Office365 pilvipalvelut Teams 0

Siirtymä tiedostopalvelimista pilviin

Kun valitaan pilvipalvelu, niin merkittäväksi tekijäksi nousee olemassa olevien tiedostojen kohtalo. Miten ne tuhannet, sadat tuhannet tiedostot ja kansiot viedään pilviin, esim. Office 365 -pilvipalveluun.

  1. Valitettavan usein kopioidaan vain kaikki tiedostot suoraan SharePointin kirjastoihin samanlaisiin kansioihin ja kaikki omat, ikivanhatkin, kopioidaan omaan OneDriveen ja jaetaan vielä muiden harmiksi -AARGGH!
  2. Kopioidaan pilveen Teamsin tiimeihin – no joo.
  3. Suunnitellaan mitä kopioidaan, mihin, kenelle ja millaista tietoa tiedostot sisältävät – nyt alkaa kuulostaa lupaavalta.

Harmillisen usein tiedostot on ”luokiteltu” kansioihin ja niiden alikansioihin jne. Nyt olisi aika paneutua niiden sisältöön ja suunnitella monipuolisempi tapa ryhmitellä, luokitella, avainsanottaa, jolloin tiedostoista ei tarvitse tehdä kopioita eri ”kansioihin”.

SharePointiin (yhteiset), OneDriveen (omat) vai Teamsiin (yhteiset)? -periaatteessa vähän sama. Kaikki tiedot ovat joka tapauksessa SharePointin kirjastoissa.

SharePointin dokumenttienhallinta on huomattavasti kehittyneempi kuin Windowsin resurssienhallinta. Joskaan se ei ole mitään asiakirjojen hallintaa. Käyttäjien päässä kuitenkin on kuva Windowsin resurssienhallinnan kansio- ja tiedostoluetteloista, joten lähtökohta valitettavasti tekemiselle on tiimin tiedostojen kansiointi.
HAH, ei tarvitse, koska Teams kansioi ne itse.

Teamsin tiimeihin on melko helppo lähteä suunnittelemaan tietojen ryhmittelyä aiheiden, tarpeiden ja kohderyhmien kautta. Tiimin kanaviin ohjataan niissä käsiteltäviä tietoja mm. viestintä, markkinointi, ohjeistus, projektit jne.

Teamsin kanavat

Tiimin kanava on käyttäjän tiedostonäkökulmasta kansio, MUTTA kansiossa oleviin tiedostoihin liittyy kanavassa myös kaikki muu. Ai mikä? Kanavassa käytävä keskustelu liittyy useimmiten kirjaston kansiossa oleviin tiedostoihin. Tiedoston elinkaaren aikana sen sisältöön liittyy suunnittelua, muokkausta, päivitystä ja julkaisemista. Sen tiedon ympärillä käsittelijät keskustelevat, pohtivat, kommentoivat ja kokoustavat. Tiimin kanavassa tämä kaikki liitetään juuri siihen tiedostoon – ei käyttäjien vaan järjestelmän toimesta.

Missä ne Teamsin tiedostot ovat?

Tiimin luonnin yhteydessä syntyy SharePoint-sivusto ja sinne tiimin tiedostoille kirjasto. Jokainen kanava saa kirjastoon oman kansionsa, joka näkyy kanavan Tiedostot-välilehden kautta.

Luokittele sisällön mukaan ja esitä näkymin

SharePoint-osaaja luo nopeasti sisältösuodatuksia näkymillä. Nämä valmiit ryhmittelyt voidaan tuoda Teamsin välilehdille aiheittain esim. erilaiset organisaation ohjeet omilla välilehdillä: Henkilöstö-, turvallisuus-, terveydenhuolto-ohjeet. Kaikki organisaation ohjemateriaalit voivat olla omassa Ohjeistus-kanavassa tai vaikka omana organisaatiotiiminään.

Työstettävä tai huomioitava tiedosto kannattaa nostaa omalle välilehdelle, jolloin se on heti näkyvissä ja käytettävissä ja sen etsiminen muiden tiedostojen joukosta jää pois.

Office 365 ja uudet työkalut

Teamsilla luodaan tarpeita vastaavia kokonaisuuksia, joiden sisältöjä, keskusteluja, viestejä ym. käytetään yhden käyttöliittymän kautta pc:llä, mobiililla. Organisaatiot maksavat usein turhasta ja hyödyntämättömistä työvälineistä Office 365 -pilvipalvelussa, koska vain pieni osa (Outlook, Word, Excel) on käytössä.

Tehokas yhdessä tekeminen, viestintä ja jakaminen saa uusia ulottuvuuksia ja tehoa, kun laajennetaan Planneriin, OneNoteen, Wikiin, Formsiin, Streamiin, SharePoint-sivustoihin ym. jo maksettuihin työvälineisiin ja yhdistetään niitä Teamsiin.

Osaamattomuuden kirouksesta osaavaan organisaatioon!

 

 

 

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *