Yksin kotona – kokouksessa

Koulutus - Konsultointi - Kehittäminen

Yksin kotona – kokouksessa

17.2.2021 koulutus 0

Etätyö korona-aikana on tutkimusten mukaan henkisesti rasittavaa. Verkkokokoukset ja etäkoulutukset ovat joskus turhauttavia, kun tuntuu puhuvan vain pyörylöissä oleville nimikirjaimille :(.

Etäpalaverit ja -työ voi olla aktiivista yhdessä tekemistä ja vapaata viestintää. Työvälineet mahdollistavat tämän, kunhan vain otamme ne käyttöön ja ryhdymme ylläpitämään viestinnällisiä ja toiminnallisia taitoja
Yhdessä etänä!

Yhteisölliset etäpalaverit

Etäkokouksiin, -opetukseen osallistuminen on paljon muutakin kuin siihen liittymistä. Organisaatioissa tulisi luoda yhteiset käytänteet kuinka verkkokokouksissa toimitaan.

Ennen kokousta voivat järjestäjät ja osallistujatkin tehdä paljon  onnistuneen kokouksen eteen. Agendat, tarvittavat materiaalit, pienet Forms-kyselyt ym.

  • Aloita keskustelut jo ennen kokousta.
  • Luo yhteinen muistikirja kokouksille
  • Tee pienryhmätilat valmiiksi
  • Luo pieniä aktivointikyselyitä
  • Avaa luonnoslehtiö
  • Testaa laitteesi ennen kokousta

Laitetestit ovat hyvin helppoja Teamsissa, kameran toimivuus, äänien kuuluminen ja mikrofoni testataan aina ennen kokousta.

Verkkokokouksessa

On hyvin turhauttavaa olla yksin äänessä vastassaan vain ympyriäiset nimikirjaimet. Kamerat tulisi pitää päällä yhteisissä kokouksissa ja varsinkin puhujan kamera aina auki. Yhdessäolon tunnetta lisää erilaiset Yhdessä-tilat, joissa olemme auditorioissa, amfiteatterissa, erilaisissa huoneissa ym.

Vapaamuotoisissa kokouksissa mikrofonit voivat olla vaikka koko ajan auki (muista Kohinan vaimennus Asetuksista). Punainen REC-valo on omiaan hiljentämään suurimman osan osallistujista.

Pienryhmätilat mahdollistavat helpon tavan jakaa osallistujat työstämään ja keskustelemaan keskenään. Forms-kyselyillä saadaan ainakin osallistujat kliksuttelemaan omia vastauksia, joiden tuloksista päästään heti vaihtamaan mielipiteitä.

Kokouksissa suunnitellaan ja määritellään tehtäviä ja projekteja. Liittäkää Planner tekemisenne työvälineeksi ja kirjatkaa tehtävät suoraan kokouksissa.

Verkkokokouksen jälkeen

Kokouskeskustelut ovat käytettävissä myös kokouksen jälkeen. Jos kokouksen jälkeen tulee vielä jotain mieleen, voi chat-ketjuun kirjoitella asiansa. OneNote-muistikirja kokouksissa voi olla paljon muutakin kuin esityslistat ja pöytäkirjat. Muistikirjan joustavuus antaa tilaa kirjoitella huomioita, tehtäviä, liittää erilaisia materiaaleja ja linkkejä ym.

Toiminnallista tiimityötä

Etätyöskentelyssä verkkokokoukset ovat vain pieni osa yhteistä tekemistä. Työtä tehdään nyt korona-aikana pääosin yksin kotona, mutta työvälineet mahdollistavat yhteisten tietojen käsittelyn, moninaisen viestinnän ja yhdessä työn tekemisen. Teamsin tiimeissä meillä on kaikki päivittäinen tarvittava tieto käytettävissä.

Yhteisillä muistikirjoilla (OneNote) ja dokumenteilla (no, vaikka Word) teemme ja näemme koko ajan toistemme tekemisen. Yhteisillä suunnitelmilla ja vastuutetuilla tehtävillä tiedämme kuka vastaa mistäkin ja missä vaiheessa työmme etenee.

Yhteiset aikataulut ja muut kalenterit ovat nyt helposti liitettävissä tiimeihin. Tiimikalentereita on kaivattu ja nyt käytössä on Kanavakohtaiset kalenterit yhteisille tapaamisille, tapahtumille, varauksille ym.

Monipuolista viestintää

Viestinnällä tiimien kanavilla ja keskusteluissa olemme päivän aikana yhteydessä toisiimme kysymyksin, kommentein ja vapaamuotoisin keskusteluin.

Meneillään olevasta työstä voidaan keskustella suoraan sen chat-ruudussa.

Pitääkö saada hyväksyntä esimieheltä? Lähetä pyyntö tiimin keskusteluvälilehdeltä tai Hyväksynnät-sovelluksella.

Tiimityön keskeiset työvälineet Teamsissa:

  • Planner
  • Lists
  • OneNote
  • Forms
  • Hyväksynnät
  • Vuorot
  • Kanavakalenterit
  • Yhteiset tiedostot

Suunnitelkaa ja kootkaa Teams-tiiminne palvelemaan tiimejänne, projektejanne, verkostojanne ja yhdessä tehtävää etätyötänne.

Osaava ja toimiva organisaatio kehittyy korona-aikanakin